Las familias en Sales Layer

En Sales Layer llamamos Familia a los distintos tipos de formulario que una empresa puede manejar para gestionar sus productos. En ocasiones lleva a equívoco porque se entiende que familia equivale a categoría, pero son conceptos totalmente diferentes: familia en Sales Layer significa formulario, no tiene por qué tener relación con la categoría, que es un campo diferente.

Su utilidad reside en que no es lo mismo vender un sistema de aire acondicionado que un catálogo de ropa, o un CD que un libro: son necesarios distintos campos para que el editor no tenga que ir buscando cuáles ha de rellenar y cuáles no. Sin esta distinción de formularios por familias, los campos que no aplicaran al formulario concreto generarían confusión, y además dañarían el Quality Score (ya que muchos campos no podrían rellenarse).

De esta manera, una Familia sería un listado de campos que, tal y como vimos en la parte de la remodelación de formularios, podemos adaptar para que nos resulte cómoda y clara, generando pestañas, cambiando tamaños o añadiendo textos. Es importante señalar en este punto que los cambios que hagamos en un formulario se aplican a esa familia, aunque como siempre tendremos la opción de replicar esos cambios a todas las familias.

Hay distintas formas de crear una familia:  

• La vía automática: al hacer una primera importación, Sales Layer hace una agrupación en que los campos que identifica como básicos (es decir, la referencia, nombre de producto, descripción, etc.) se quedan en la primera pestaña, y el resto van a otra llamada Datos adicionales. Las importaciones o añadidos de productos podemos hacerlas a Sin Familia (si no tenemos ninguna creada o no queremos vincular la importación a ninguna de las familias creadas), o a la que elijamos al importar. Incluso podríamos decir a qué familia va a ir la importación por medio de la columna de familia (si la tuviéramos en nuestro formulario).
• Una importación vía Excel puede ser una vía rápida para crear muchas familias: podemos hacer una primera importación señalando qué productos van a qué familias, y Sales Layer creará esas familias con los campos que estén llenos para ella.
• Crear una Familia desde Productos > Todas las familias. Ahí tenemos un menú desde el que podemos Eliminar o Modificar familias, o, en la parte inferior, Añadir una nueva.

Para modificar la familia podemos hacerlo:

• Al editar un producto (como vimos en la explicación de modificación de formularios).
• Desde el Editor de formularios.  

Para llegar a esta opción, hay que ir nuevamente a Productos > Todas las familias > Ajustes > Editar formularios. Con esta herramienta podemos hacer modificaciones arrastrando campos a nuestra conveniencia, o añadir nuevos campos o páginas cómodamente. 

Al respecto de la creación de nuevos campos, podemos crear uno desde cero que no exista todavía en nuestra cuenta, o incorporar uno que exista en otra familia. Incluso dentro de esa misma opción, podemos incorporar todos los campos que no están en uso.  

Es importante subrayar una opción clave en estos casos: tenemos un botón para que lo que estamos haciendo se aplique solo a la familia que editamos o a todas las existentes.

Atento: hay que vigilar esta opción en cada modificación de familias, dado que una elección errónea puede llevar a que modifiquemos todas las familias de manera indeseada, que en algunos casos podría ser muy laborioso de rectificar.

Nota: el campo Familia aparecerá en el formulario cuando crees, al menos, una familia en tu cuenta. Mientras tanto, si solo existen ítems “Sin familia” el campo estará en el formulario de familias y podrá visualizarse también en el modo Excel.

Llegados a este punto, hay dos detalles que es interesante a aclarar: 

• Se pueden sacar los campos de un formulario o familia sin borrar esos campos de Sales Layer. Únicamente quedarían desvinculados de la Familia que estemos modificando, y por tanto no los veremos en ella, pero podremos recuperarlos después si por algún motivo fuera conveniente.
• Mientras el campo solo se haya eliminado de un formulario permanece en la plataforma, aunque como no usado. Si queremos eliminar un campo definitivamente, será necesario eliminarlo primero de todas las familias. Desde todas las familias deberíamos ir a  Acciones > Editar formularios y desde ahí eliminar los campos que no queremos mantener.

Nota: hay que tener en cuenta que, por sus características, el campo Familia no se puede bloquear.

• Se pueden incorporar campos existentes en otra familia desde Añadir campo nuevo (nos dejará elegir el tipo de campo si es nuevo, o entre uno de los existentes).
• Podremos eliminar todas las páginas vacías y todos los campos no usados de los formularios de una tabla desde Acciones. 

Nota: las familias/formularios se aplican a productos y sus variantes (no a categorías). De esta manera las variantes tendrán unos campos u otros según la familia a la que pertenezcan sus productos.

Para acabar, tenemos una utilidad muy importante para poder modificar familias con rapidez: el editor de formularios nos da la opción de exportar familias o partes de ellas en un archivo Xly, y con ese archivo, reimportar la información que queramos para aplicarla en otras familias.

Como puede verse, al exportar puedes elegir qué parte quiere que se incluya en el archivo.  Pero además esa opción se mantiene al reimportar: así resulta muy práctico mover estructuras amplias con sencillez y versatilidad.

Nota: pueden crearse numerosas familias por productos, pero no conviene crear un número excesivo de familias por organización y mantenimiento. La opción "campo no aplica" puede ser más conveniente.