La funcionalidad de Seguimiento colaborativo está diseñada para cuentas en las que diferentes usuarios añaden información de forma conjunta sobre un ítem. De este modo, cada usuario puede compartir información o dejar indicaciones para otros usuarios de forma eficiente y cómoda.

Activación de la funcionalidad

Esta funcionalidad está disponible para cuentas Enterprise, pero puede contratarse por separado. Si te interesa o quieres más información, ponte en contacto con nosotros a través de los canales habituales de soporte.

Siguientes pasos:

Como ejemplo, explicaremos cómo publicar un comentario.

1. Localiza el icono de la funcionalidad: coloca el cursor sobre la cabecera de un ítem o sobre un campo específico del formulario para encontrar el icono de la funcionalidad. Este icono corresponde a un pequeño icono de comentarios.

2. Haz clic en el icono: una vez localizado el icono, haz clic en él para activar la función de comentarios.

3. Escribe un comentario: se abrirá un área de texto o una ventana de diálogo donde podrás escribir el comentario dirigido a cualquier usuario. Al escribir el carácter “@”, se mostrarán todos los usuarios disponibles para que puedas elegir el que necesites.

4. Guarda el comentario: primero, tendrás que hacer clic en Enviar para guardar el comentario y notificar al usuario.

Cuando el Usuario 1 escribe un comentario, el Usuario 2 recibirá una notificación en el icono de comentarios de la parte superior derecha. También aparecerá un punto rojo en el icono, indicando que hay interacciones recientes por revisar. Una vez hagas clic en el icono y se abra la barra lateral, los comentarios se marcarán automáticamente como vistos. Al hacer clic en la mención, accederás directamente al comentario dentro del ítem mencionado.

Cuando el Usuario 2 responda, el Usuario 1 también recibirá una notificación. Al hacer clic en la mención, accederá directamente al chat.

Después de revisar la respuesta, el usuario puede decidir si quiere seguir comentando, resolver el problema o cerrar el chat.

En resumen:

• Para mencionar a un usuario, utiliza el carácter “@” seguido del nombre para ver la lista de usuarios que coinciden con tu búsqueda y poder seleccionar el que necesites.

• El icono de chats siempre será visible en los ítems con comentarios. Al hacer clic en el icono, se abrirá el chat con los comentarios existentes.

• Recibirás notificaciones si te mencionan. Al hacer clic en la notificación, se abrirá el chat correspondiente.

• Puedes editar y eliminar todos los comentarios que hayas creado.

• Al resolver el chat, este se eliminará.

• Puedes revisar todos los comentarios realizados en los ítems de tus cuentas accediendo al icono de comentarios situado en la parte superior derecha. Al seleccionar la mención o el comentario general, accederás al ítem específico. Ten en cuenta que solo serán visibles los comentarios realizados en los últimos 30 días.

Casos de uso habituales

El Seguimiento colaborativo es útil cuando varios usuarios trabajan en la misma entrada del catálogo y necesitan coordinar cambios. Por ejemplo, un usuario puede pedir a otro que revise un título, confirme el valor de un campo o explique por qué se ha realizado una actualización concreta, todo desde dentro del propio ítem.

Esto facilita que las conversaciones queden vinculadas al registro y al campo exactos de los que se está hablando, en lugar de gestionar esas preguntas fuera de la plataforma.

Buenas prácticas

Usa comentarios a nivel de campo cuando la pregunta se refiera a un valor específico, y comentarios a nivel de ítem cuando el mensaje afecte a todo el registro. Menciona al usuario adecuado con @ para que la notificación llegue a la persona correcta, y resuelve los chats cuando el tema esté terminado para que las conversaciones abiertas sigan siendo útiles y fáciles de revisar.

Como desde el panel de comentarios de la parte superior derecha solo son visibles los comentarios de los últimos 30 días, también es recomendable reflejar las decisiones finales importantes en los propios datos del ítem.