Una vez configurado un grupo de edición, los editores y supervisores verán y trabajarán con el contenido de forma diferente según las reglas definidas en ese grupo. Estas reglas determinan a qué ítems pueden acceder, qué campos pueden editar, qué campos son de solo lectura y qué campos permanecen ocultos.

Qué pueden ver los editores

Los editores solo ven los ítems permitidos por los filtros de su grupo de edición. Por defecto, verán principalmente ítems en estado borrador, además de ítems visibles que se han editado de nuevo y que ahora están en revisión. También pueden cambiar a Ver todo si necesitan ver la lista completa de ítems disponibles para ellos.

Cuando abren un ítem, los campos que pueden ver pero no editar aparecen en gris. Los editores solo tienen que actualizar los campos sobre los que pueden trabajar y guardar los cambios.

La misma lógica de permisos también se aplica cuando un editor importa datos. Si el archivo de importación contiene campos o referencias fuera de los permisos del grupo de edición de ese editor, Sales Layer solo importa los datos permitidos por la configuración del grupo.

Cómo funciona la edición

Si un editor modifica un ítem que ya está visible o invisible, Sales Layer crea una copia de ese ítem para su revisión. Si el grupo tiene un supervisor, ese supervisor recibe una notificación para poder revisar los cambios. Si el grupo no tiene supervisor, los cambios se validan automáticamente después de que el editor los guarde.

Los editores solo pueden ver las tablas de entidades personalizadas que pertenecen a su grupo de edición asignado. El resto de tablas de entidades personalizadas permanecen ocultas. Los editores tampoco pueden crear nuevos ítems en la tabla afectada, salvo que uno de sus grupos de edición lo permita explícitamente. No pueden clonar ítems ni eliminar ítems, tenga o no tenga supervisor el grupo.

Si un ítem pertenece a varios flujos de trabajo y ninguno de ellos tiene supervisor, el ítem se aprueba automáticamente después de que el editor realice el cambio.

Reglas para editores

• Los editores solo ven los ítems incluidos en los filtros de los grupos de edición a los que pertenecen.

• Por defecto, ven principalmente ítems en borrador e ítems visibles que vuelven a estar en revisión.

• Si editan un ítem visible o invisible, Sales Layer crea una copia para revisión.

• Si no hay supervisor en el grupo, los cambios se aprueban automáticamente.

• Solo pueden ver las tablas de entidades personalizadas que pertenecen a su grupo de edición.

• No pueden crear nuevos ítems salvo que ese permiso esté activado en uno de sus grupos.

• No pueden clonar ítems.

• No pueden eliminar ítems.

Qué hacen los supervisores

Cuando un editor guarda cambios, el supervisor recibe una notificación. Esta puede aparecer como un icono de campana verde en la esquina superior derecha de la plataforma, y también puede enviarse por correo electrónico según la configuración de notificaciones del usuario.

Cuando el supervisor abre el ítem, primero ve el Historial de datos, que le ayuda a revisar los cambios y recuperar versiones anteriores si es necesario. Después de revisar el ítem, el supervisor puede aprobar la modificación o marcarla como Contiene errores y dejar un mensaje para el editor. Esto permite que el editor sepa qué debe corregir antes de que el ítem pueda avanzar.

Cuando un supervisor aprueba un ítem, los demás supervisores de los grupos de edición relacionados también reciben una notificación.

Los supervisores también pueden editar información de producto sin aprobar sus propios cambios inmediatamente. Esto se hace mediante la Edición supervisada. Una vez iniciada esta opción, los cambios del supervisor se guardan en segundo plano hasta que decida aprobarlos. Esto resulta útil cuando un supervisor quiere preparar cambios de forma gradual en lugar de publicarlos de inmediato.

Hay dos límites importantes que conviene tener en cuenta. En primer lugar, la Edición supervisada solo está disponible para ítems que no están ya en borrador o pendientes de revisión. En segundo lugar, los ítems en borrador siempre se exportan con su última modificación, aunque ese cambio todavía no se haya aprobado. Si el ítem está en estado visible o invisible, solo se exportan los datos supervisados que ya han sido aprobados.

Reglas para supervisores

• Los supervisores pueden ver todos los ítems de una tabla, aunque esos ítems estén fuera del filtro del grupo de edición.

• Pueden restringir su propia vista en la configuración del grupo si quieren centrarse solo en los ítems afectados.

• Pueden supervisar varios grupos, crear nuevos ítems y activar ítems cuando sea necesario.

• Pueden dejar notas cuando marcan un ítem como que contiene errores.

• El supervisor final solo puede establecer un ítem como visible o invisible cuando todos los grupos relacionados están en el estado correcto.

• Pueden usar Revisar en bloque para activar varios ítems a la vez cuando el filtro está configurado para mostrar ítems pendientes de revisión.

• Si un ítem pertenece a varios flujos de trabajo y al menos uno de ellos incluye un supervisor, el ítem permanece pendiente de revisión hasta que un supervisor lo aprueba.

Uso del modo editable

Los grupos de edición también pueden utilizarse con el modo editable, también llamado modo Excel. Esto es útil cuando los editores necesitan actualizar varios registros al mismo tiempo. Incluso en esta vista, los permisos del grupo de edición siguen aplicándose.

Para los editores, hay algunas reglas específicas en el modo editable. Los iconos de estado del flujo de trabajo no se muestran en esta vista. Los editores no pueden crear nuevos ítems desde el modo editable, aunque su grupo de edición permita la creación de ítems. Esto solo puede hacerse manualmente o mediante importación.

En el selector de columnas, los editores solo pueden elegir campos que sean visibles para ellos. Tampoco pueden modificar la referencia de producto ni el campo estado desde esta vista.

Si utilizas grupos de edición secuenciales, el modo editable se vuelve más restrictivo. Un campo que no es editable en el primer grupo pero sí lo es en el segundo no guardará cambios si el segundo grupo depende del primero. En ese caso, el campo puede aparecer marcado en rojo o en amarillo. Los editores tampoco pueden ver ni seleccionar campos que sean invisibles en cualquiera de los grupos vinculados. Solo pueden editar campos que sean visibles y editables en los grupos relevantes al mismo tiempo.

Para los supervisores, los iconos de estado también están ocultos en el modo editable, pero pueden seguir viendo y modificando todos los campos con normalidad. Si un ítem está en estado borrador, el modo editable muestra el contenido como En revisión. Si el ítem está visible o invisible, el supervisor debe abrir el formulario del ítem para ver la versión en revisión.

Las revisiones no pueden aprobarse directamente desde el modo editable. Deben completarse desde el formulario del ítem o en bloque desde el menú Acciones. En los grupos de edición secuenciales, los supervisores pueden seguir cambiando el estado del ítem desde el modo editable aunque todavía no se haya completado toda la cadena de modificaciones en los grupos vinculados.

Casos de uso habituales

Los grupos de edición son especialmente útiles cuando quieres que los editores trabajen solo sobre una parte del catálogo, solo sobre campos concretos o solo sobre contenido que después debe revisar un supervisor. También son útiles cuando los equipos necesitan trabajar por fases, por ejemplo, primero enriquecimiento y después validación, o cuando varios usuarios necesitan actualizar datos rápidamente en modo editable sin dejar de respetar los permisos del flujo de trabajo.

Buenas prácticas

Antes de dar acceso al modo editable a usuarios con grupos de edición, prueba el flujo de trabajo con un conjunto pequeño de ítems. Esto ayuda a confirmar que la visibilidad de campos, los permisos de edición, las notificaciones y los pasos de revisión funcionan como se espera. También es recomendable documentar qué grupos pueden editar, revisar o activar contenido, especialmente cuando utilizas flujos de trabajo secuenciales, ya que las reglas pueden resultar más difíciles de seguir cuando varios grupos afectan al mismo ítem.